പർച്ചേസ് ഓർഡർ › പർച്ചേസ് ഓർഡർ ഫോർമാറ്റ്
പർച്ചേസ് ഓർഡർ ഫോർമാറ്റ്: അതിൽ എന്തൊക്കെ വേണം
വാങ്ങുന്നയാൾ സപ്ലയർക്ക് എഴുതി നൽകുന്ന ഓർഡറാണ് പർച്ചേസ് ഓർഡർ (PO). സപ്ലയർ അത് സ്വീകരിച്ചാൽ, വില, എണ്ണം, ഡെലിവറി എന്നിവയിൽ ചോദ്യം വരുമ്പോൾ രണ്ടുകൂട്ടരും നോക്കുന്ന കരാർ അതാണ്. വ്യക്തമായ PO പിന്നീടുള്ള തർക്കങ്ങൾ ഒഴിവാക്കും.
പർച്ചേസ് ഓർഡറിന്റെ ഭാഗങ്ങൾ
- "Purchase Order" എന്ന തലക്കെട്ട്. ഇത് നിങ്ങളുടെ ഓർഡറാണ്, ബിൽ അല്ല എന്ന് കാണിക്കുന്നു.
- PO നമ്പറും തീയതിയും. സ്വന്തം സീരീസ് ഉപയോഗിക്കുക, ഉദാഹരണം PO/26-27/001. ഒത്തുനോക്കാൻ സപ്ലയർ ഈ നമ്പർ അവരുടെ ചലാനിലും ടാക്സ് ഇൻവോയ്സിലും എഴുതണം.
- വാങ്ങുന്നയാൾ: നിങ്ങളുടെ ബിസിനസിന്റെ പേര്, വിലാസം, സംസ്ഥാനം, GSTIN, ഫോൺ, ഇമെയിൽ.
- വെണ്ടർ (ഓർഡർ ആർക്ക്): സപ്ലയറുടെ പേര്, വിലാസം, സംസ്ഥാനം, GSTIN.
- ഡെലിവർ ചെയ്യേണ്ടത്: സൈറ്റോ ഗോഡൗണോ പോലെ നിങ്ങളുടെ വിലാസമല്ലാത്ത മറ്റൊരിടത്തേക്ക് സാധനം പോകണമെങ്കിൽ മാത്രം. അവിടെയുള്ള ഒരാളുടെ പേരും ഫോണും നൽകുക.
- ഡെലിവറി തീയതി: സാധനം സ്വീകരിക്കുന്ന അവസാന തീയതി.
- വെണ്ടറുടെ ക്വട്ടേഷൻ നമ്പർ, ഓർഡർ അവരുടെ ക്വട്ടേഷന് പിന്നാലെയാണെങ്കിൽ; റേറ്റുകൾ അതുമായി ഒത്തുനോക്കാൻ.
- ഐറ്റങ്ങൾ: വിവരണം, HSN കോഡ്, എണ്ണവും യൂണിറ്റും, റേറ്റ്, ഡിസ്കൗണ്ട്, തുക. കൃത്യമായി എഴുതുക: സൈസ്, ഗ്രേഡ്, ബ്രാൻഡ്, നിറം.
- GST: ഓരോ ലൈനിലും റേറ്റ്, ആകെത്തുകയിൽ CGST + SGST അല്ലെങ്കിൽ IGST, മുഴുവൻ തുകയിൽ രണ്ടുകൂട്ടരും യോജിക്കാൻ.
- ആകെ തുകയും അത് അക്ഷരത്തിലും.
- നിബന്ധനകൾ: പേയ്മെന്റ് കാലാവധി, ഫ്രൈറ്റ്, പാക്കിംഗ്, ഇൻഷുറൻസ്, പരിശോധന, സാധനം വൈകിയാലോ കുറഞ്ഞാലോ കേടായാലോ എന്ത്. PO-യ്ക്കുള്ള നിബന്ധനകളും വ്യവസ്ഥകളും കാണുക.
- ഒപ്പ് ഓർഡർ നൽകാൻ അധികാരമുള്ളയാളുടെ.
ഒരു സാമ്പിൾ
പഞ്ചാബിലെ ലുധിയാനയിലെ ഒരു ഗാർമെന്റ് യൂണിറ്റ് ഡൽഹിയിലെ ഒരു സപ്ലയറിൽ നിന്ന് പാക്കിംഗ് മെറ്റീരിയൽ ഓർഡർ ചെയ്യുന്നു.
| ഐറ്റം | HSN | എണ്ണം | റേറ്റ് | തുക | GST |
|---|---|---|---|---|---|
| പ്രിന്റ് ചെയ്ത കൊറിയർ ബാഗ്, 12 × 16 in | 3923 | 1,000 Nos | ₹18 | ₹18,000 | 18% |
| BOPP പാക്കിംഗ് ടേപ്പ്, 2 in × 65 m | 3919 | 50 Nos | ₹65 | ₹3,250 | 18% |
തുക ₹21,250. സപ്ലയർ മറ്റൊരു സംസ്ഥാനത്താണ്, അതിനാൽ IGST 18% = ₹3,825. ആകെ ₹25,075. ഡെലിവറി 15 Nov 2026-നകം. നിബന്ധന: "റേറ്റുകളിൽ ലുധിയാന വരെയുള്ള ഫ്രൈറ്റ് ഉൾപ്പെടുന്നു. സാധനവും ടാക്സ് ഇൻവോയ്സും കിട്ടി 30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ പേയ്മെന്റ്. ഇൻവോയ്സിൽ ഞങ്ങളുടെ PO നമ്പർ എഴുതുക."
ഇവിടെയുള്ള GST റേറ്റുകളും HSN കോഡുകളും ഒരു ഉദാഹരണം മാത്രം. സപ്ലയർ ഈടാക്കുന്ന റേറ്റ് തന്നെ ഉപയോഗിക്കുക; ഉറപ്പില്ലെങ്കിൽ അവരോടോ അക്കൗണ്ടന്റിനോടോ ചോദിക്കുക.
ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട ചെറിയ കാര്യങ്ങൾ
- പിന്നീട് ആരും കൂടിയ റേറ്റ് ബിൽ ചെയ്യാതിരിക്കാൻ വെണ്ടറുടെ ക്വട്ടേഷനിലെ അതേ റേറ്റുകളും അതിന്റെ നമ്പറും എഴുതുക.
- ഒരു ഓർഡറിന് ഒരു PO. എണ്ണം മാറിയാൽ പുതിയ നമ്പറോടെ റിവൈസ് ചെയ്ത PO അയയ്ക്കുക, ഏതിന് പകരമാണെന്നും എഴുതുക.
- യൂണിറ്റ് വ്യക്തമാക്കുക: "Nos", "Kg", "Box of 50" എന്നിവ ബില്ലിൽ വലിയ വ്യത്യാസം ഉണ്ടാക്കും.
- ഡെലിവറി തീയതി ഒഴിച്ചിടരുത്. തീയതി സമ്മതിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ വൈകി വന്ന സപ്ലൈ നിരസിക്കാൻ പ്രയാസമാണ്.