পারচেজ অর্ডার › পারচেজ অর্ডার ফরম্যাট

পারচেজ অর্ডার ফরম্যাট: এতে কী লিখবেন

পারচেজ অর্ডার (PO) হল সাপ্লায়ারকে ক্রেতার লিখিত অর্ডার। সাপ্লায়ার মেনে নিলে দাম, পরিমাণ বা ডেলিভারি নিয়ে প্রশ্ন উঠলে দুই পক্ষ এটাই দেখে। পরিষ্কার PO থাকলে পরে তর্ক হয় না।

পারচেজ অর্ডারের অংশগুলো

হেডিং "Purchase Order"। এতে বোঝা যায় এটা আপনার অর্ডার, বিল নয়।
PO নম্বর আর তারিখ। নিজের সিরিজ ব্যবহার করুন, যেমন PO/26-27/001। সাপ্লায়ার তাঁর চালান আর ট্যাক্স ইনভয়েসে এই নম্বর লিখবেন, যাতে আপনি মেলাতে পারেন।
ক্রেতা: আপনার ব্যবসার নাম, ঠিকানা, রাজ্য, GSTIN, ফোন আর ইমেল।
ভেন্ডর (কাকে অর্ডার): সাপ্লায়ারের নাম, ঠিকানা, রাজ্য আর GSTIN।
কোথায় ডেলিভারি: শুধু তখন, যখন মাল আপনার ঠিকানা ছাড়া অন্য কোথাও যাবে, যেমন সাইট বা গুদাম। সেখানকার একজনের নাম আর ফোন দিন।
ডেলিভারির তারিখ: যে শেষ তারিখ পর্যন্ত আপনি মাল নেবেন।
ভেন্ডরের কোটেশন নম্বর, অর্ডার তাঁদের কোটেশন মেনে হলে, যাতে রেট মিলিয়ে দেখা যায়।
আইটেম: বিবরণ, HSN কোড, পরিমাণ আর ইউনিট, রেট, ডিসকাউন্ট আর দাম। একদম নির্দিষ্ট লিখুন: সাইজ, গ্রেড, ব্র্যান্ড, রং।
GST: প্রতিটি লাইনে রেট, আর মোটে CGST + SGST বা IGST, যাতে দুই পক্ষ পুরো টাকায় একমত হন।
মোট টাকা আর কথায় টাকার অঙ্ক।
শর্ত: পেমেন্টের সময়, ফ্রেট, প্যাকিং, ইনস্যুরেন্স, যাচাই, আর মাল দেরিতে, কম বা খারাপ এলে কী হবে। PO-র নিয়ম ও শর্ত দেখুন।
সই যাঁর অর্ডার দেওয়ার অনুমতি আছে তাঁর।

একটা নমুনা

পাঞ্জাবের লুধিয়ানার একটা গার্মেন্ট ইউনিট দিল্লির এক সাপ্লায়ারের কাছ থেকে প্যাকিংয়ের মাল অর্ডার দেয়।

আইটেম	HSN	পরিমাণ	রেট	দাম	GST
প্রিন্টেড কুরিয়ার ব্যাগ, 12 × 16 in	3923	1,000 Nos	₹18	₹18,000	18%
BOPP প্যাকিং টেপ, 2 in × 65 m	3919	50 Nos	₹65	₹3,250	18%

দাম ₹21,250। সাপ্লায়ার অন্য রাজ্যে, তাই IGST 18% = ₹3,825। মোট ₹25,075। ডেলিভারি 15 Nov 2026-এর মধ্যে। শর্ত: "রেটে লুধিয়ানা পর্যন্ত ফ্রেট ধরা আছে। মাল আর ট্যাক্স ইনভয়েস পাওয়ার 30 দিনের মধ্যে পেমেন্ট। ইনভয়েসে আমাদের PO নম্বর লিখবেন।"

এখানকার GST রেট আর HSN কোড শুধু উদাহরণ। সবসময় সাপ্লায়ার যে রেট নেবেন সেটাই লিখুন; নিশ্চিত না হলে তাঁকে বা আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টকে জিজ্ঞেস করুন।

ছোট কিন্তু জরুরি কথা

ভেন্ডরের কোটেশনের রেট আর তার নম্বর হুবহু লিখুন, যাতে পরে কেউ বেশি রেটে বিল করতে না পারে।
একটা অর্ডারে একটা PO। পরিমাণ বদলালে নতুন নম্বর দিয়ে রিভাইজড PO পাঠান, আর কোনটার জায়গায় এটা, লিখে দিন।
ইউনিট পরিষ্কার রাখুন: "Nos", "Kg" বা "Box of 50"-এ বিলে বড় পার্থক্য হতে পারে।
ডেলিভারির তারিখ ফাঁকা রাখবেন না। তারিখ ঠিক না হলে দেরিতে আসা মাল ফেরানো কঠিন।

এই সাইটের মেকার উপরের সবকিছু এক পাতায় প্রিন্ট করে আর GST নিজেই হিসাব করে। সেভ করা সাপ্লায়ার আর আইটেম পরের বার সাজেশন হিসেবে ফিরে আসে।

এখনই পারচেজ অর্ডার বানান।মেকার খুলুন