পারচেজ অর্ডার › WhatsApp-এ PO

WhatsApp বা ইমেলে পারচেজ অর্ডার পাঠানো

বেশিরভাগ ছোট ব্যবসা এখন WhatsApp-এ অর্ডার দেয়। চ্যাটে টাইপ করা মেসেজের চেয়ে PDF পারচেজ অর্ডার অনেক ভালো: এতে নম্বর থাকে, পরিষ্কার রেট আর শর্ত থাকে, আর পরে কেউ বলতে পারে না যে অর্ডার অন্যরকম ছিল।

ফোনে ধাপগুলো

মেকারে অর্ডার বানান আর সেভ করুন টিপুন।
শেয়ার করুন টিপুন। PDF সহ ফোনের শেয়ার মেনু খুলবে।
WhatsApp আর সাপ্লায়ারের চ্যাট বেছে নিন (অথবা ইমেল, বা অন্য যেকোনো অ্যাপ)।
একটা লাইন যোগ করুন: "PO/26-27/014 আপনার ডেলিভারির তারিখ সহ কনফার্ম করুন।"

কম্পিউটারে শেয়ার করুন টিপলে PDF ডাউনলোড হয়। সেটা WhatsApp Web বা ইমেলে জুড়ে দিন। প্রিন্ট / PDF প্রিন্ট করে, বা প্রিন্টের স্ক্রিন থেকে PDF হিসেবে সেভ করে।

মানিয়ে নিন

সাপ্লায়ার যে অর্ডার মেনে নিয়েছেন, তার উপর ভরসা করা অনেক সহজ। একই চ্যাটে উত্তর চান: "কনফার্মড, 12 Nov-এর মধ্যে ডিসপ্যাচ হবে।" চ্যাটটা রেখে দিন। সাপ্লায়ার উত্তরে রেট বা তারিখ বদলালে সেটা পাল্টা অফার: পার্থক্যটা না বলে ছেড়ে না দিয়ে রিভাইজড PO বানান।

রিভাইজ বা বাতিল করা

ডিসপ্যাচের আগে বদল: সেভ করা পারচেজ অর্ডার থেকে PO খুলুন, কপি করুন, লাইন বদলান, নতুন নম্বরে সেভ করুন আর নোটে লিখুন "PO/26-27/014-এর বদলে"। পুরনোটা বাতিল করুন।
বাতিল করা: PO নম্বর আর কারণ লিখে ছোট একটা মেসেজ পাঠান, তারপর স্ট্যাটাস বাতিল করুন।
সাপ্লায়ার আগেই মেনে নিয়েছেন এমন অর্ডার তাঁকে না জানিয়ে কখনও বদলাবেন না; রিভাইজড PDF পাঠান।

রেকর্ড রাখা

আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা অডিটর জানতে চাইতে পারেন একটা কেনাকাটা কীভাবে মঞ্জুর হয়েছিল। নম্বর দেওয়া পারচেজ অর্ডার, সাপ্লায়ারের উত্তর আর তাঁর ইনভয়েস একসঙ্গে সেটা দেখায়। মেকারে প্রতিটি PO স্ট্যাটাস সহ এই ব্রাউজারে থাকে, আর সেভ করা পারচেজ অর্ডার-এর লিস্টে দেখা যায় কোনগুলো এখনও খোলা।

ব্যাকআপ রাখুন। সেভ করা অর্ডার এই ব্রাউজারে থাকে। সপ্তাহে একবার আমার ডেটা খুলে ব্যাকআপ ফাইল সেভ করুন টিপুন, অথবা PDF-গুলোও একটা ফোল্ডারে রাখুন।

একটা ছোট উদাহরণ

পুনের এক বিল্ডারের শুক্রবারের মধ্যে হিঞ্জেওয়াড়ির একটা সাইটে 200 বস্তা সিমেন্ট দরকার। ভয়েস নোটের বদলে তাঁরা PO/26-27/031 বানান: 200 Bags ₹380 দরে = ₹76,000, CGST 9% ₹6,840 + SGST 9% ₹6,840, মোট ₹89,680, আর কোথায় ডেলিভারি-তে সাইটের ঠিকানা আর সাইট ইঞ্জিনিয়ারের ফোন। ডিলার উত্তর দেন "OK, বৃহস্পতিবার"। বৃহস্পতিবার 180 বস্তা আসে। ইঞ্জিনিয়ার ফোনে সেভ করা PO খুলে গোনেন, নোটে লেখেন "180 পাওয়া গেছে, 20 বাকি" আর সেভ করেন। বিল এলে সেটা মেলানো হয় অর্ডারের সঙ্গে, মনে রাখার উপর নয়। (আপনার মালের এখনকার GST রেট দেখে নিন; রেট মাঝে মাঝে বদলায়।)

টিপস

PO শুধু মালিককে নয়, যিনি মাল প্যাক করবেন তাঁকেও পাঠান।
সাইটে মাল গেলে কোথায় ডেলিভারি-র ঠিকানায় একটা ফোন নম্বর দিন।
আপনার সাপ্লায়ার, কাস্টমার আর আইটেম Nivesh Sahayak-এর অন্য টুলগুলোর সঙ্গে শেয়ার হয়, যেমন ইনভয়েস মেকার, তাই এগুলো একবারই লিখতে হয়।

আরও পড়ুন: পারচেজ অর্ডার ফরম্যাট আর নিয়ম ও শর্ত।

এখনই পারচেজ অর্ডার বানান।মেকার খুলুন