পারচেজ অর্ডার › PO-র নিয়ম ও শর্ত
পারচেজ অর্ডারের নিয়ম ও শর্ত
আইটেম সাপ্লায়ারকে বলে কী পাঠাতে হবে। শর্ত বলে কীভাবে: কবে, কোথায়, কী অবস্থায়, আর টাকা কবে পাবেন। ছোট, পরিষ্কার শর্ত দুই পক্ষকেই রক্ষা করে।
শর্ত কেন জরুরি
ভারতে সাপ্লায়ার লিখিতভাবে বা মাল পাঠিয়ে কোনো পারচেজ অর্ডার মেনে নিলে, Indian Contract Act অনুযায়ী সেটা আপনাদের মধ্যে চুক্তি হয়ে যায়। ঝগড়া হলে দুই পক্ষ PO-র শর্তই দেখায়। যে শর্ত লেখা নেই, তা প্রমাণ করা কঠিন।
নিজের মতো বদলে নেওয়ার নমুনা শর্ত
- দাম: "এই অর্ডারের রেট পাকা আর তাতে প্যাকিং ধরা আছে। দেখানো মতো GST আলাদা।"
- ডেলিভারি: "দেখানো তারিখের মধ্যে, সকাল 10টা থেকে সন্ধ্যা 6টার মধ্যে, ‘কোথায় ডেলিভারি’-র ঠিকানায় দিন।"
- ফ্রেট: "আমাদের দরজা পর্যন্ত ফ্রেট সাপ্লায়ারের" (অথবা "ফ্রেট টু পে, আমাদের ট্রান্সপোর্টারে")।
- কাগজপত্র: "মালের সঙ্গে ট্যাক্স ইনভয়েস আর ডেলিভারি চালান পাঠান। দুটোতেই আমাদের PO নম্বর লিখুন। ই-ওয়ে বিলের লিমিটের বেশি দামের মালে গাড়ির সঙ্গে ই-ওয়ে বিল থাকতে হবে।"
- যাচাই: "মাল পাওয়ার 3 কাজের দিনের মধ্যে যাচাই হবে। কম, খারাপ বা ভুল মাল সাপ্লায়ারের খরচে ফেরত যাবে।"
- দেরিতে ডেলিভারি: "মাল দেরিতে এলে দেরির অংশের অর্ডার আমরা কোনো চার্জ ছাড়াই বাতিল করতে পারি।"
- পেমেন্ট: "মাল আর সঠিক ট্যাক্স ইনভয়েস পাওয়ার 30 দিনের মধ্যে ব্যাংক ট্রান্সফারে পেমেন্ট।"
- ফেরত: "ফেরত বা বাতিল করা মাল সাপ্লায়ারের ক্রেডিট নোট দিয়ে অ্যাডজাস্ট হবে।"
- বাতিল: "যে অংশ এখনও ডিসপ্যাচ হয়নি, লিখিত নোটিশ দিয়ে আমরা তা বাতিল করতে পারি।"
মেকারে শর্তগুলো একবার টাইপ করুন; পরের বার সেভ করা একটা পারচেজ অর্ডার কপি করে শুধু আইটেম বদলাতে পারবেন।
ছোট সাপ্লায়ারদের সময়মতো টাকা দেওয়া
আপনার সাপ্লায়ার মাইক্রো বা স্মল এন্টারপ্রাইজ হিসেবে রেজিস্টার্ড হলে (Udyam রেজিস্ট্রেশন), MSMED Act ঠিক করে দেয় আপনি টাকা দিতে কতদিন নিতে পারেন: ঠিক করা সময়, যা মাল মেনে নেওয়ার দিন থেকে 45 দিনের বেশি হতে পারে না, আর কোনো সময় ঠিক না হলে 15 দিন। দেরিতে পেমেন্টে RBI-র ঠিক করা ব্যাংক রেটের তিনগুণ হারে সুদ লাগে। ইনকাম ট্যাক্সের নিয়মেও এমন সাপ্লায়ারকে এই সীমার মধ্যে টাকা দিলে তবেই খরচটা ধরা যায়, তাই দেরিতে পেমেন্টে সেই বছরের ট্যাক্স বেড়ে যেতে পারে।
সাধারণ ভুল
- আসল রেট বা তারিখের বদলে "কথা মতো" লেখা।
- ফ্রেটের কথা না লেখা, ফলে সাপ্লায়ার ইনভয়েসে তা যোগ করে দেন।
- যাচাইয়ের সময় না রাখা, ফলে এক সপ্তাহ পরে পাওয়া খারাপ মাল নিয়ে তর্ক হয়।
- মাইক্রো বা স্মল সাপ্লায়ারের জন্য 45 দিনের বেশি পেমেন্টের শর্ত।
এরপর: PO, চালান আর ইনভয়েস কীভাবে মেলে।