પરચેઝ ઓર્ડર › PO ના નિયમો અને શરતો
પરચેઝ ઓર્ડરના નિયમો અને શરતો
આઇટમ સપ્લાયરને કહે છે કે શું મોકલવું. શરતો કહે છે કે કેવી રીતે: ક્યારે, ક્યાં, કેવી હાલતમાં, અને પેમેન્ટ ક્યારે મળશે. ટૂંકી, સ્પષ્ટ શરતો બંને પક્ષને બચાવે છે.
શરતો કેમ મહત્વની છે
ભારતમાં સપ્લાયર જે પરચેઝ ઓર્ડર સ્વીકારે, લેખિતમાં કે માલ મોકલીને, તે Indian Contract Act હેઠળ તમારી વચ્ચે કોન્ટ્રાક્ટ બને છે. વિવાદ થાય તો બંને પક્ષ PO પરની શરતો બતાવે છે. જે શરતો લખી ન હોય તે સાબિત કરવી અઘરી છે.
તમારી રીતે બદલી શકાય તેવી નમૂનાની શરતો
- ભાવ: "આ ઓર્ડર માટે ભાવ પાકા છે અને તેમાં પેકિંગ સામેલ છે. બતાવ્યા મુજબ GST અલગ."
- ડિલિવરી: "બતાવેલી તારીખ સુધીમાં, સવારે 10 થી સાંજે 6 વચ્ચે, માલ મોકલવાના સરનામે ડિલિવરી કરવી."
- ભાડું: "અમારા દરવાજા સુધીનું ભાડું સપ્લાયર ભરશે" (અથવા "ભાડું અમે ભરીશું, અમારા ટ્રાન્સપોર્ટરથી").
- કાગળ: "માલ સાથે ટેક્સ ઇન્વૉઇસ અને ડિલિવરી ચલણ મોકલવાં. બંને પર અમારો PO નંબર લખવો. ઈ-વે બિલની મર્યાદાથી વધુ કિંમતના માલ માટે ઈ-વે બિલ ગાડી સાથે હોવું જોઈએ."
- ચકાસણી: "માલ મળ્યાના 3 કામકાજના દિવસમાં ચકાસાશે. ઓછો, ખરાબ કે ખોટો માલ સપ્લાયરના ખર્ચે પાછો મોકલાશે."
- મોડી ડિલિવરી: "માલ મોડો આવે તો મોડા ભાગનો ઓર્ડર અમે કોઈ ચાર્જ વગર રદ કરી શકીએ."
- પેમેન્ટ: "માલ અને સાચું ટેક્સ ઇન્વૉઇસ મળ્યાના 30 દિવસમાં, બેંક ટ્રાન્સફરથી પેમેન્ટ."
- પરત માલ: "પાછો આપેલો કે નામંજૂર થયેલો માલ સપ્લાયરની ક્રેડિટ નોટથી એડજસ્ટ થશે."
- ઓર્ડર રદ: "હજી ડિસ્પેચ ન થયેલો કોઈ પણ ભાગ અમે લેખિત જાણ કરીને રદ કરી શકીએ."
મેકરમાં તમારી શરતો એક વાર લખો; આગલી વાર સેવ કરેલો પરચેઝ ઓર્ડર કૉપી કરી ફક્ત આઇટમ બદલી શકો છો.
નાના સપ્લાયરને સમયસર પેમેન્ટ
તમારો સપ્લાયર માઇક્રો કે સ્મોલ એન્ટરપ્રાઇઝ તરીકે રજિસ્ટર્ડ હોય (Udyam રજિસ્ટ્રેશન), તો MSMED Act નક્કી કરે છે કે પેમેન્ટમાં કેટલો સમય લઈ શકાય: નક્કી કરેલો સમય, જે માલ સ્વીકાર્યાથી 45 દિવસથી વધુ ન હોઈ શકે, અથવા કોઈ સમય નક્કી ન થયો હોય તો 15 દિવસ. મોડા પેમેન્ટ પર RBI ના બેંક રેટના ત્રણ ગણું વ્યાજ લાગે છે. ઇન્કમ ટેક્સના નિયમો પણ આવા સપ્લાયરને આ મર્યાદામાં પેમેન્ટ થાય ત્યારે જ ખર્ચ માન્ય કરે છે, એટલે મોડું પેમેન્ટ તમારો તે વર્ષનો ટેક્સ વધારી શકે.
સામાન્ય ભૂલો
- સાચા ભાવ કે તારીખને બદલે "વાત થયા મુજબ" લખવું.
- ભાડાની વાત ન લખવી, એટલે સપ્લાયર તે ઇન્વૉઇસમાં ઉમેરે.
- ચકાસણીનો સમય ન લખવો, એટલે અઠવાડિયા પછી મળેલા નુકસાન પર વિવાદ થાય.
- માઇક્રો કે સ્મોલ સપ્લાયર માટે 45 દિવસથી લાંબી પેમેન્ટ શરત.
આગળ: PO, ચલણ અને ઇન્વૉઇસ કેવી રીતે જોડાય.