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परचेज़ ऑर्डर फ़ॉर्मेट: इस पर क्या लिखें

परचेज़ ऑर्डर (PO) खरीदार का सप्लायर को लिखित ऑर्डर है। सप्लायर के मान लेने के बाद, दाम, मात्रा या डिलीवरी पर कोई सवाल उठे तो दोनों इसी समझौते को देखते हैं। साफ़ PO से बाद की बहस बचती है।

परचेज़ ऑर्डर के हिस्से

हेडिंग "Purchase Order"। इससे पता चलता है कि यह आपका ऑर्डर है, बिल नहीं।
PO नंबर और तारीख। अपनी सीरीज़ रखें, जैसे PO/26-27/001। सप्लायर यह नंबर अपने चालान और टैक्स इनवॉइस पर लिखे, ताकि आप मिलान कर सकें।
खरीदार: आपके बिज़नेस का नाम, पता, राज्य, GSTIN, फ़ोन और ईमेल।
वेंडर (ऑर्डर किसे): सप्लायर का नाम, पता, राज्य और GSTIN।
माल किसे पहुँचाना है: सिर्फ़ तब जब माल आपके पते के बजाय कहीं और जाना हो, जैसे साइट या गोदाम। वहाँ किसी का नाम और फ़ोन दें।
डिलीवरी की तारीख: वह आखिरी तारीख जब तक आप माल लेंगे।
वेंडर के कोटेशन का नंबर, अगर ऑर्डर उसके कोटेशन के बाद दिया है, ताकि रेट उससे मिलाए जा सकें।
आइटम: विवरण, HSN कोड, मात्रा और यूनिट, रेट, डिस्काउंट और वैल्यू। सटीक लिखें: साइज़, ग्रेड, ब्रांड, रंग।
GST: हर लाइन पर रेट और टोटल में CGST + SGST या IGST, ताकि दोनों पूरी रकम पर सहमत रहें।
टोटल और रकम शब्दों में।
शर्तें: पेमेंट के दिन, भाड़ा, पैकिंग, बीमा, जाँच, और माल लेट, कम या टूटा आए तो क्या होगा। देखें PO की नियम और शर्तें।
सिग्नेचर उस व्यक्ति के जिसे ऑर्डर देने का अधिकार है।

एक सैंपल

लुधियाना, पंजाब की एक गारमेंट यूनिट दिल्ली के एक सप्लायर से पैकिंग का सामान मँगवाती है।

आइटम	HSN	मात्रा	रेट	वैल्यू	GST
प्रिंटेड कूरियर बैग, 12 × 16 in	3923	1,000 Nos	₹18	₹18,000	18%
BOPP पैकिंग टेप, 2 in × 65 m	3919	50 Nos	₹65	₹3,250	18%

वैल्यू ₹21,250। सप्लायर दूसरे राज्य में है, इसलिए IGST 18% = ₹3,825। टोटल ₹25,075। डिलीवरी 15 Nov 2026 तक। शर्तें: "रेट में लुधियाना तक का भाड़ा शामिल है। माल और टैक्स इनवॉइस मिलने के 30 दिन में पेमेंट। इनवॉइस पर हमारा PO नंबर लिखें।"

यहाँ के GST रेट और HSN कोड सिर्फ़ उदाहरण हैं। हमेशा वही रेट लिखें जो सप्लायर लगाएगा; पक्का न हो तो उससे या अपने अकाउंटेंट से पूछें।

छोटी बातें जो मायने रखती हैं

वेंडर के कोटेशन वाले रेट और उसका नंबर लिखें, ताकि बाद में कोई ज़्यादा रेट का बिल न बना सके।
हर ऑर्डर का एक PO। मात्रा बदले तो नए नंबर के साथ बदला हुआ (revised) PO भेजें और लिखें कि यह किसकी जगह है।
यूनिट साफ़ रखें: "Nos", "Kg" या "Box of 50" से बिल में बड़ा फ़र्क पड़ सकता है।
डिलीवरी की तारीख खाली न छोड़ें। जब कोई तारीख तय ही न हो, तो लेट माल लौटाना मुश्किल होता है।

इस साइट का मेकर ऊपर की सारी बातें एक पेज पर प्रिंट करता है और GST का हिसाब आपके लिए कर देता है। सेव किए सप्लायर और आइटम अगली बार सुझाव में आते हैं।

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