परचेज़ ऑर्डर › PO और इनवॉइस
परचेज़ ऑर्डर और इनवॉइस में अंतर, और बिल की जाँच
परचेज़ ऑर्डर खरीदार की तरफ़ से माल से पहले आता है। टैक्स इनवॉइस सप्लायर की तरफ़ से माल के साथ आता है। पेमेंट से पहले दोनों को मिलाना ज़्यादा बिलिंग रोकने का सबसे आसान तरीका है।
एक नज़र में अंतर
| परचेज़ ऑर्डर | टैक्स इनवॉइस | |
|---|---|---|
| कौन बनाता है | खरीदार | सप्लायर |
| कब | सप्लाई से पहले | सप्लाई पर (सामान में, माल निकलने या डिलीवरी पर) |
| इसमें क्या लिखा होता है | आप क्या खरीदना चाहते हैं | क्या सप्लाई हुआ, और कितना बकाया है |
| इसकी वजह से GST देना होगा? | नहीं | हाँ, सप्लायर को |
| इस पर इनपुट टैक्स क्रेडिट? | नहीं | हाँ, खरीदार को, अगर बाकी शर्तें पूरी हों |
| नंबरिंग | खरीदार की सीरीज़ (PO/…) | सप्लायर की सीरीज़ |
परचेज़ ऑर्डर GST का डॉक्यूमेंट नहीं है। यह किसी GST रिटर्न में नहीं जाता, और इस पर इनपुट टैक्स क्रेडिट नहीं ले सकते। क्रेडिट सप्लायर के टैक्स इनवॉइस से मिलता है, जब वह आपके GSTR-2B में दिख जाए और माल मिल जाए।
आम तौर पर कागज़ों का क्रम
- सप्लायर का कोटेशन (वह कोटेशन मेकर इस्तेमाल कर सकता है)।
- आपका परचेज़ ऑर्डर, उसके कोटेशन नंबर के साथ।
- माल के साथ डिलीवरी चालान या टैक्स इनवॉइस (देखें चालान मेकर)।
- माल मिला: आप गिनते और जाँचते हैं, और जो कम या टूटा है वह लिखते हैं।
- टैक्स इनवॉइस को PO और मिले माल से मिलाकर, फिर पेमेंट।
- लौटाए गए या ज़्यादा लगाए गए पैसे के लिए सप्लायर का क्रेडिट नोट (देखें क्रेडिट नोट मेकर)।
पेमेंट से पहले मिलान: एक हल किया हुआ उदाहरण
PO/26-27/014 में ₹18 के हिसाब से 1,000 कूरियर बैग और ₹65 के हिसाब से 50 रोल टेप मँगवाए गए: ₹21,250 + IGST ₹3,825 = ₹25,075।
| जाँच | PO | मिला | इनवॉइस |
|---|---|---|---|
| बैग | 1,000, ₹18 के हिसाब से | 960 ठीक, 40 फटे | 1,000, ₹19 के हिसाब से |
| टेप | 50, ₹65 के हिसाब से | 50 | 50, ₹65 के हिसाब से |
दो गड़बड़ियाँ: 40 बैग खराब हैं, और रेट ₹1 बढ़ गया। आपको सिर्फ़ 960 बैग ₹18 के हिसाब से = ₹17,280, साथ में टेप ₹3,250 = ₹20,530, और IGST 18% ₹3,695.40 = ₹24,225.40 देने चाहिए। सीधे कम पेमेंट करने के बजाय फ़र्क के लिए सप्लायर से क्रेडिट नोट माँगें, ताकि दोनों की किताबें और दोनों की GST रिटर्न मेल खाएँ।
मेकर में
- माल आए तो सेव किए गए परचेज़ ऑर्डर खोलें और स्टेटस माल मिल गया करें। अगर कोई ऑर्डर सप्लाई नहीं होगा, तो उसे कैंसल करें।
- गेट पर फ़ोन में सेव किया PO खोलकर उससे गिनती मिलाएँ।
- कोई कमी हो तो नोट में लिखकर सेव करें, ताकि रिकॉर्ड एक ही जगह रहे।
इनपुट टैक्स क्रेडिट लेने से पहले
सप्लायर के इनवॉइस पर इनपुट टैक्स क्रेडिट के लिए, बाकी शर्तों के साथ, ये ज़रूरी है कि आपके पास टैक्स इनवॉइस हो, माल आप तक पहुँच गया हो, और सप्लायर के फ़ाइल करने से इनवॉइस आपके GSTR-2B में दिखे। आपका PO गलत GSTIN, गलत राज्य या गलत रेट जल्दी पकड़ने में मदद करता है: अगर इनवॉइस पर IGST लिखा है पर सप्लायर आपके ही राज्य में है, तो पेमेंट से पहले उसे ठीक करवाएँ।