परचेज़ ऑर्डर › WhatsApp पर PO

WhatsApp या ईमेल पर परचेज़ ऑर्डर भेजना

आजकल ज़्यादातर छोटे बिज़नेस WhatsApp पर ऑर्डर देते हैं। चैट में PDF परचेज़ ऑर्डर टाइप किए मैसेज से कहीं बेहतर है: इसमें नंबर, साफ़ रेट और शर्तें होती हैं, और बाद में कोई नहीं कह सकता कि ऑर्डर कुछ और था।

फ़ोन पर तरीका

मेकर में ऑर्डर बनाएँ और सेव करें दबाएँ।
शेयर करें दबाएँ। आपके फ़ोन की शेयर वाली लिस्ट PDF के साथ खुलती है।
WhatsApp और सप्लायर की चैट चुनें (या ईमेल, या कोई और ऐप)।
एक लाइन जोड़ें: "Please confirm PO/26-27/014 with your delivery date."

कंप्यूटर पर शेयर करें PDF डाउनलोड कर देता है। उसे WhatsApp Web या अपने ईमेल में लगाएँ। प्रिंट / PDF इसे प्रिंट करता है या प्रिंट स्क्रीन से PDF के रूप में सेव करता है।

मंज़ूरी लें

जिस ऑर्डर को सप्लायर मान चुका है, उस पर भरोसा करना कहीं आसान है। उसी चैट में जवाब माँगें: "Confirmed, will dispatch by 12 Nov." वह चैट संभालकर रखें। अगर सप्लायर अपने जवाब में रेट या तारीख बदल दे, तो वह नया ऑफ़र है: फ़र्क को अनकहा छोड़ने के बजाय बदला हुआ PO बनाएँ।

बदलना या कैंसल करना

डिस्पैच से पहले बदलाव: सेव किए गए परचेज़ ऑर्डर से PO खोलें, उसकी कॉपी बनाएँ, लाइनें बदलें, नए नंबर से सेव करें और नोट में लिखें "Replaces PO/26-27/014"। पुराने को कैंसल करें।
कैंसल करना: PO नंबर और वजह के साथ छोटा मैसेज भेजें, फिर स्टेटस कैंसल करें।
सप्लायर जिस ऑर्डर को मान चुका है, उसे बताए बिना कभी न बदलें; बदली हुई PDF भेजें।

रिकॉर्ड रखना

आपका अकाउंटेंट या ऑडिटर पूछ सकता है कि कोई खरीद कैसे पास हुई। नंबर वाला परचेज़ ऑर्डर, सप्लायर का जवाब और उसका इनवॉइस मिलकर यह दिखाते हैं। मेकर में हर PO अपने स्टेटस के साथ इसी ब्राउज़र में रहता है, और सेव किए गए परचेज़ ऑर्डर की लिस्ट दिखाती है कि क्या अभी खुला है।

बैकअप लें। सेव किए ऑर्डर इसी ब्राउज़र में रहते हैं। हफ़्ते में एक बार मेरा डेटा खोलें और बैकअप फ़ाइल सेव करें दबाएँ, या PDF भी किसी फ़ोल्डर में रखें।

एक छोटा उदाहरण

पुणे के एक बिल्डर को शुक्रवार तक हिंजेवाड़ी की साइट पर सीमेंट के 200 बैग चाहिए। वॉइस नोट की बजाय वह PO/26-27/031 बनाता है: 200 Bags ₹380 के हिसाब से = ₹76,000, CGST 9% ₹6,840 + SGST 9% ₹6,840, टोटल ₹89,680, और माल किसे पहुँचाना है में साइट का पता और साइट इंजीनियर का फ़ोन। डीलर जवाब देता है "OK, Thursday"। गुरुवार को 180 बैग आते हैं। इंजीनियर फ़ोन पर सेव किया PO खोलता है, गिनता है, नोट में "180 received, 20 pending" लिखकर सेव करता है। जब बिल आता है, तो उसे याददाश्त से नहीं, ऑर्डर से मिलाया जाता है। (अपने माल का अभी का GST रेट जाँच लें; रेट समय-समय पर बदलते हैं।)

टिप्स

PO उस व्यक्ति को भी भेजें जो माल पैक करेगा, सिर्फ़ मालिक को नहीं।
साइट पर जाने वाले माल के लिए माल किसे पहुँचाना है वाले पते में कोई फ़ोन नंबर लिखें।
आपके सप्लायर, ग्राहक और आइटम Nivesh Sahayak के बाकी टूल, जैसे इनवॉइस मेकर, के साथ शेयर होते हैं, इसलिए इन्हें एक ही बार टाइप करना पड़ता है।

यह भी पढ़ें: परचेज़ ऑर्डर फ़ॉर्मेट और नियम और शर्तें।

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