पर्चेज ऑर्डर › पर्चेज ऑर्डर फ़ॉर्मेट
पर्चेज ऑर्डर फ़ॉर्मेट: तस्मिन् किं लेखनीयम्
पर्चेज ऑर्डर (PO) क्रेतुः सप्लायर-प्रति लिखितम् ऑर्डर। यदा सप्लायरः तत् स्वीकरोति, तदा मूल्य-मात्रा-डिलीवरी-विषये प्रश्ने उभौ पक्षौ तम् एव सहमतिं प्रति प्रत्यागच्छतः। स्पष्टः PO पश्चात् विवादान् निवारयति।
पर्चेज ऑर्डरस्य भागाः
- शीर्षकं "Purchase Order"। तत् दर्शयति यत् इदं भवतः ऑर्डर, न तु बिलम्।
- PO नंबर दिनाङ्कः च। स्वकीयां सीरीज़ उपयुङ्क्ताम्, यथा PO/26-27/001। सप्लायरः इदं नंबर स्वचालाने टैक्स इनवॉइसे च लिखेत्, येन भवान् तानि मेलयितुं शक्नोति।
- क्रेता: भवतः व्यापारस्य नाम, सङ्केतः, राज्यं, GSTIN, फ़ोन, ईमेल च।
- वेंडर (यस्मै ऑर्डर): सप्लायरस्य नाम, सङ्केतः, राज्यं, GSTIN च।
- डिलीवरी-स्थानम्: केवलं यदा वस्तूनि भवतः सङ्केतात् अन्यत्र गन्तव्यानि, यथा साइट गोदाम वा। तत्रत्यस्य सम्पर्क-जनस्य नाम फ़ोन च ददातु।
- डिलीवरी कदापर्यन्तम्: अन्तिमः दिनाङ्कः यावत् भवान् वस्तूनि स्वीकरिष्यति।
- वेंडरस्य कोटेशन-रेफ़रेंस, यदि ऑर्डर तस्य कोटेशनम् अनुसरति, येन रेट तया सह जाँचयितुं शक्यन्ते।
- आइटम: विवरणं, HSN कोड, मात्रा यूनिट च, रेट, डिस्काउंट, मूल्यं च। यथार्थं लिखतु: साइज़, ग्रेड, ब्रांड, वर्णः।
- GST: प्रत्येकपङ्क्तौ रेट, कुलराशिषु CGST + SGST अथवा IGST, येन उभौ पक्षौ पूर्ण-राशौ सहमतौ।
- कुलराशिः शब्देषु राशिः च।
- शर्ताः: पेमेंट-अवधिः, फ़्रेट, पैकिंग, बीमा, निरीक्षणं, वस्तूनि विलम्बितानि न्यूनानि क्षतानि वा चेत् किं भवति च। PO-कृते शर्ताः पश्यतु।
- हस्ताक्षरम् तस्य जनस्य यः ऑर्डर दातुम् अधिकृतः।
एकम् उदाहरणम्
लुधियाना (पंजाब)-स्थः एकः गारमेंट-यूनिट दिल्ली-स्थात् सप्लायरात् पैकिंग-सामग्रीं ऑर्डर करोति।
| आइटम | HSN | मात्रा | रेट | मूल्यम् | GST |
|---|---|---|---|---|---|
| प्रिंटेड कूरियर बैग, 12 × 16 in | 3923 | 1,000 Nos | ₹18 | ₹18,000 | 18% |
| BOPP पैकिंग टेप, 2 in × 65 m | 3919 | 50 Nos | ₹65 | ₹3,250 | 18% |
मूल्यम् ₹21,250। सप्लायरः अन्यस्मिन् राज्ये, अतः IGST 18% = ₹3,825। कुलराशिः ₹25,075। डिलीवरी 15 Nov 2026 पर्यन्तम्। शर्ताः: "Rates include freight to Ludhiana. Payment 30 days from receipt of goods and tax invoice. Quote our PO number on the invoice."
अत्रत्याः GST रेट HSN कोड च केवलम् उदाहरणम्। सर्वदा सप्लायरः यं रेट ग्रहीष्यति तम् एव प्रयुङ्क्ताम्; संशये तं स्वस्य अकाउंटेंट वा पृच्छतु।
लघवः किन्तु महत्त्वपूर्णाः विषयाः
- वेंडरस्य कोटेशन-समानान् रेट तस्य नंबर च लिखतु, येन पश्चात् कोऽपि अधिक-रेट-बिलं कर्तुं न शक्नोति।
- प्रत्येकस्य ऑर्डरस्य एकः PO। मात्राः परिवर्तन्ते चेत् नूतन-नंबर-सहितं संशोधितं PO प्रेषयतु, कस्य स्थाने इति च लिखतु।
- यूनिट स्पष्टं रक्षतु: "Nos", "Kg" अथवा "Box of 50" बिले महान्तं भेदं जनयितुं शक्नुवन्ति।
- डिलीवरी-दिनाङ्कं रिक्तं मा त्यजतु। दिनाङ्कः न निश्चितः चेत् विलम्बितां सप्लाई अस्वीकर्तुं कठिनम्।
अस्य साइट-इत्यस्य मेकर उपरि उक्तं सर्वम् एकस्मिन् पृष्ठे प्रिंट करोति GST च भवतः कृते गणयति। सेव कृताः सप्लायराः आइटम च अग्रिमवारं सूचनारूपेण प्रत्यागच्छन्ति।
इदानीं पर्चेज ऑर्डर रचयतु।मेकर उद्घाटयतु