पर्चेज ऑर्डर › WhatsApp द्वारा PO

WhatsApp ईमेल वा द्वारा पर्चेज ऑर्डर-प्रेषणम्

अधिकाः लघु-व्यापाराः इदानीं WhatsApp-उपरि ऑर्डर ददति। चैट-मध्ये PDF पर्चेज ऑर्डर टाइप-कृत-सन्देशात् बहु श्रेष्ठम्: तस्मिन् नंबर, स्पष्टाः रेट शर्ताः च, पश्चात् कोऽपि वक्तुं न शक्नोति यत् ऑर्डर भिन्नम् आसीत्।

फ़ोने चरणानि

मेकर-मध्ये ऑर्डर रचयित्वा सेव करोतु नुदतु।
शेयर करोतु नुदतु। भवतः फ़ोनस्य शेयर-शीट PDF-सहितं उद्घटते।
WhatsApp सप्लायरस्य चैट च चिनोतु (अथवा ईमेल, अन्यत् वा ऐप)।
एकां पङ्क्तिं योजयतु: "Please confirm PO/26-27/014 with your delivery date."

कम्प्यूटरे शेयर करोतु PDF डाउनलोड करोति। तत् WhatsApp Web ईमेल वा मध्ये संलग्नं करोतु। प्रिंट / PDF तत् प्रिंट करोति अथवा प्रिंट-स्क्रीन-द्वारा PDF-रूपेण सेव करोति।

स्वीकारयतु

सप्लायरेण स्वीकृते ऑर्डरे विश्वासः बहु सुलभः। तस्मिन् एव चैटे उत्तरं याचतु: "Confirmed, will dispatch by 12 Nov." तत् चैट रक्षतु। यदि सप्लायरः उत्तरे रेट दिनाङ्कं वा परिवर्तयति, तर्हि सः काउंटर-ऑफ़र: भेदम् अनुक्तं न त्यक्त्वा संशोधितं PO रचयतु।

संशोधनं रद्द-करणं च

डिस्पैच-पूर्वं परिवर्तनानि: सेव कृतानि पर्चेज ऑर्डराणि इत्यस्मात् PO उद्घाट्य, कॉपी कृत्वा, पङ्क्तीः परिवर्त्य, नूतन-नंबर-अधीनं सेव करोतु, नोट-मध्ये च "Replaces PO/26-27/014" इति लिखतु। पुरातनं रद्दम् इति करोतु।
रद्द-करणम्: PO नंबर-कारण-सहितं लघु-सन्देशं प्रेषयतु, ततः स्थितिः रद्दम् इति करोतु।
सप्लायरेण पूर्वं स्वीकृतं ऑर्डर तं न सूचयित्वा कदापि न परिवर्तयतु; संशोधितं PDF प्रेषयतु।

अभिलेख-रक्षणम्

भवतः अकाउंटेंट ऑडिटर वा पृच्छेत् यत् क्रयः कथम् अनुमोदितः। नंबर-युक्तः पर्चेज ऑर्डर, सप्लायरस्य उत्तरं, तस्य इनवॉइस च मिलित्वा तत् दर्शयन्ति। मेकर-मध्ये प्रत्येकः PO स्थिति-सहितः अस्मिन् ब्राउज़रे रक्ष्यते, सेव कृतानि पर्चेज ऑर्डराणि इत्यस्य सूची च दर्शयति यत् किम् अद्यापि ओपन।

बैकअप करोतु। सेव कृतानि ऑर्डराणि अस्मिन् ब्राउज़रे तिष्ठन्ति। सप्ताहे एकवारं मम डेटा उद्घाट्य बैकअप फ़ाइल सेव करोतु नुदतु, अथवा PDF-पत्राणि अपि एकस्मिन् फ़ोल्डर-मध्ये रक्षतु।

लघु उदाहरणम्

पुणे-नगरस्य एकः बिल्डर शुक्रवासरपर्यन्तं हिंजवडी-स्थे साइट-मध्ये सीमेंटस्य 200 बैग इच्छति। वॉयस-नोट-स्थाने सः PO/26-27/031 रचयति: 200 Bags ₹380 दरेण = ₹76,000, CGST 9% ₹6,840 + SGST 9% ₹6,840, कुलराशिः ₹89,680, डिलीवरी-स्थानम् इत्यत्र साइट-सङ्केतेन साइट-इंजीनियरस्य फ़ोनेन च। डीलरः "OK, Thursday" इति उत्तरति। गुरुवासरे 180 बैग आगच्छन्ति। इंजीनियरः फ़ोने सेव कृतं PO उद्घाट्य गणयति, नोट-मध्ये "180 received, 20 pending" इति लिखित्वा सेव करोति। यदा बिलम् आगच्छति, तदा तत् स्मृत्या न, ऑर्डरेण सह जाँच्यते। (स्ववस्तूनां वर्तमानं GST रेट जाँचयतु; रेट समये समये परिवर्तन्ते।)

सूचनाः

PO तस्मै जनाय प्रेषयतु यः वस्तूनि पैक करिष्यति, न केवलं स्वामिने।
साइट-प्रति गच्छतां वस्तूनां कृते डिलीवरी-स्थानम् सङ्केते सम्पर्क-फ़ोनं योजयतु।
भवतः सप्लायराः, ग्राहकाः, आइटम च Nivesh Sahayak इत्यस्य अन्यैः टूल-इत्यैः सह साझाः, यथा इनवॉइस मेकर, अतः भवान् तानि एकवारम् एव लिखति।

अपि पठतु: पर्चेज ऑर्डर फ़ॉर्मेट तथा शर्ताः।

इदानीं पर्चेज ऑर्डर रचयतु।मेकर उद्घाटयतु